Elektronisk tinglysning

Domstolsstyrelsen er i gang med et spændende projekt, hvor formålet er at ændre tinglysningen i Danmark fra at være primært papirbaseret til 100 % elektronisk. Der er ikke nogle eksisterende systemer at tage hensyn til, hvorfor det har været muligt at serviceorientere systemet til elektronisk tinglysning (e-TL) lige efter bogen.

Eletronisk Tinglysning er et af de initiativer indenfor digital forvaltning, der har den mest attraktive business case. Der regnes med samfundsmæssige besparelser på over 300 mio. kr om året og selve projektet har budgetteret med samlede udviklings- og drifts-omkostninger på 250-350 mio kr over en fem årig periode.

Elektronisk tinglysning vil på skæringsdatoen 25. marts 2008 ændre tinglysningen af rettigheder i Danmark fra udelukkende at kunne tinglyse baseret på papirbaserede dokumenter til udelukkende at kunne tinglyse XML-baserede dokumenter påført digital signatur.

Elektronisk tinglysning er et skoleeksempel på mulighederne ved en serviceorienteret arkitektur, da det kræver fleksibilitet til de fremtidige lovgivningsmæssige og samfundsmæssige ændringer samt skal indgå i forretningsproces-orkestreringer med et stort udvalg af eksterne interessenter (Realkredit, Banker, Finansieringsinstitut, Ejendomsmægler, Advokater, Landinspektører, Offentlige register osv.).

Nedenfor har jeg beskrevet konsekvenserne ved elektronisk tinglysning, yderligere information kan findes på http://www.e-tl.dk/

I Danmark modtager de 82 retskredse i dag ca. 3,5 mio. anmeldelser om tinglysninger om året. Tinglysningen sker udelukkende på basis af papir-dokumenter modtaget fra anmelderen. Den nuværende it-understøttelse består i, at medarbejderne, efter de har kontrolleret/prøvet anmeldelsen, indtaster summariske informationer i et it-system

Papir-dokumentet er efterfølgende arkiveret i ejendommens aktmappe. Der er i dag ca. 2.5 mil. aktmapper som indeholder ca. 70 mio. stykker papir.

For at strømline processen er det besluttet tre indsatsområder:
Centralisering – Alle medarbejdere skal samles et sted, i Tinglysningsretten i Hobro.
Digitalisering – Efter 26. marts 2008 vil det udelukkende være muligt at tinglyse, ved at sende elektroniske dokumenter (i XML) signeret med digitale signaturer. Alle papirbaserede anmeldelser vil blive afvist. Alle 70 mio. stykker papir i aktmapperne skal skannes ind og bliver tilgængelig som søgbare PDF-dokumenter.
Automatisering – Væsentlige dele af opgaven med at kontrollere og prøve anmeldelsen vil blive automatiseret. Ligesom al forespørgsel sker via webservice-kald eller fra den eksterne portal, som tinglysningsretten stiller til rådighed

Der er forventet, at disse initiativer vil reducere antal medarbejdere der foretager tinglysninger fra 400 til 150, hvilket, sammen med et bedre it-baseret sagsbehandlingssystem, vil betyde en omkostningsreduktion for Domstolene. Det nye it-system kaldes e-TL.

De største besparelser vil det danske samfund dog opleve, når behandlingen af en tinglysning reduceres fra i gennemsnit 5 dage (op til 3 uger i spidsbelastninger) til få sekunder.

Beregninger viser potentielle årlige effektiviseringer på 300-400 millioner kroner.
Effektiviseringerne kommer fra
Færre ressourcer skal bruges hos de professionelle aktører (Finansielle institutioner, ejendomsmæglere, advokater, landinspektører osv.)

• Al kommunikation til e-Tl sker via webservices, det betyder at de professionelle aktører kan foretage anmeldelser og straks modtage svar fra Tinglysningen om resultatet af den automatiserede prøvelse på ”egen skærm”. Ligesom information kan hentes automatisk og elektroniske dokumenter kan udfyldes automatisk.
• Den øjeblikkelige behandling af anmeldelsen medfører færre afbrudte arbejdsprocesser og færre kundemøder, ligesom kopiering, kuvertering og ingen skrivning af følgebrev reducerer deres omkostninger.
• Den indskannede akt kan tilgås elektronisk via webservice kald hvilket giver dem mulighed for at integrere de gamle papir-akter i egne systemer

Sparede finansielle omkostninger for borgeren på grund af en hurtigere registreringsproces (estimeret til 100 mil. om året)

• Bankgaranti i en kortere periode
• Mindre rentetab af overskuddet ved salg af fast ejendom
• Osv.

Dertil kommer forbedringer i form af bedre service overfor borgerne, der vil opleve en hurtigere tinglysningsproces og få præcis angivelse af det tidsmæssige forløb (der bruges et BPM-værktøj til at håndtere processen og indsamle oplysninger om sagsbehandlingstiden). I forbindelse med ejendomshandler vil det være lettere at se, hvilke rettigheder der er tinglyst på ens ejendom, sagsbehandlingstiden vil være ens i hele landet, fortolkning af formalia vil være den samme og tinglysningssystemet vil være mindre følsomt over for perioder med særligt mange tinglysninger f.eks. ved konverteringsbølger

De samlede omkostninger for at bygge e-TL inkl. indskanningen af akterne er estimeret til 250-350 mil kr. indtil slutningen af 2012.

Et væsentligt punkt i kravspecifikationen har været ønsket om et fleksibelt system, der simpelt kan tilpasse sig ændret dansk eller EU-logivning, den teknologiske udvikling samt ændringer i den måde som professionelle aktører og borgere vil anvende tinglysningen på. Dertil kommer behovet for, at professionelle aktører skal kunne integrere tinglysnings-funktionalitet tilbudt af e-TL direkte ind i deres interne sagsbehandlingssystemer

Den nødvendige fleksibilitet opnås ved at basere e-TL på en serviceorienteret arkitektur og at basere grænsefladerne til de eksterne parter på webservices.

Serviceorientering sker ved at opbygge et antal principper, som e-TL skal baseres på. Det drejer sig f.eks. om:

Sikkerhedsprincippet – Sikkerheds-infrastrukturen må ikke sætte unødige grænser for nuværende og fremtidige parter. Sikkerheden skal håndteres på en måde, der er omkostningseffektiv for såvel e-TL som for dets partner

Forretningshændelsesprincippet – Enhver forretningshændelse der sker i e-TL offentliggøres øjeblikkeligt til interesserede parter. Det giver parterne mulighed for, at reagere øjeblikkeligt i henhold til deres egen forretningskontekst, når en forretningshændelse sker. Dette i modsætning til traditionelle service-kald, hvor man først får besked, når man spørger.

Princippet om åbne standarder - Åbne standarder skal anvendes konsekvent. Det giver e-TL mulighed for at integrere med et betydeligt antal partnere på netop en måde

Netværksdata princippet – Alle informationer fra eksterne offentlige databaser (CPR, CVR, DMR …) vil blive tilgået direkte ved kilden ved brug af webservices. Det betyder, at der ikke vil eksisterer nogle kopier af eksterne databaser hos e-TL.

E-TL vil iværksættes henover påsken 2008 i form af et såkaldt ”big bang”, hvor man overgår fuldstændigt fra det gamle papirbaserede system til det nye elektroniske system.